之前在打造一套最適合公司內部使用的工作系統 – kintone能客製化哪些?文內有提到,雲碼可以透過介面開發、系統串接以及添加外掛程式的三種方式,來將kintone打造成更適合自己公司使用的工作系統,本篇要來跟大家介紹可以將系統內的資料,「一鍵」輸出成PDF或EXCEL的外掛-RepotoneU!

外掛(plug-in)使用情境

以報價單管理為例

         建立「報價管理」應用,將每次案件的報價資料都整理在系統內,達到資料e化,方便整理且查看。再加上申請流程的功能,業務在填完報價資料後,提交給主管審核,達到申請流程e化(延伸閱讀:kintone系統 – 流程管理介紹)。但是資料儲存完後,多數情況還是需要作成PDF檔或是Excel檔案,提供給客戶,此時還是得將資料一個一個複製進Excel裡,再輸出成檔案,不只麻煩而且還有可能產生人為錯誤。

根據這類的使用需求,推薦使用外掛RepotoneU!(點擊此處進入RepotoneU官網

         加裝在應用後,即可一鍵將應用內的資料輸出成PDF或Excel檔案。且還可以根據同一筆資料輸出不同的檔案,如業務可以根據裡面的資料輸出一份報價單,成交後還可以利用此資料輸出一份發票。

此套外掛同樣也能夠自訂義權限,可以使用「用戶」或「組織」來做權限設定的劃分。

Repotone U系列共有三種類型:Pro、Excel和PDF。

  • RepotoneU PDF ➜ 將應用內的資料直接輸出成PDF檔案,且可以指定輸入的欄位和位置。
  • RepotoneU Excel ➜ 將應用內的資料直接輸出成Excel檔案,且可以指定輸入的欄位和位置。
  • RepotoneU Pro ➜ 將應用內的資料輸出成PDF、Excel檔,且支援複數頁輸出。

與Excel 和 PDF版本相比,Pro多出了以下幾個功能:

  1. 批量輸出
  2. 一覽表輸出
  3. Label印刷
  4. 條碼/二維碼輸出
  5. 支援行動裝置(手機/平板也能輸出)

如果在工作使用上,PDF跟EXCEL都有輸出的需求,建議選擇使用Pro版本,或是選擇PDF、Excel版本一起購買。

         Excel和PDF版在輸出表格時,需要進入該筆資料的詳細畫面,點擊按鈕,將資料輸出。使用Pro版,可以通過點擊一覽表上的按鈕,直接輸出列表中的所有記錄!

         Pro版還能夠在手機/平板上使用!例:可在工地現場將報價單和日程表輸入到kintone內,用手機填寫完畢後,當場輸出電子檔,現場就能交給客戶!相比於一般情況,需要先回到辦公室,製作資料完畢後,再將資料寄送給客戶,使用RepotoneU 即可「立即、當場」將資料交付,從而提高工作效率以及客戶滿意度。除了以上提到的Pro提供更多的功能外,細節上可以設置的表格數量也有差異,Excel 和 PDF 最多 10 個,Pro 最多 30 個。

因此若有以下任一種試用需求的話,建議選擇Pro版本:

・應用裡有30個以上的報價單和發票,想一次性輸出。

・想一次性整理活動參加者名單。

・想一鍵輸出所有清單內的資料並印出。(例:行銷部想要根據kintone客戶資料庫,來快速製作會員卡。)

・外出中也能夠使用平板/手機輸出檔案。

其它相似功能的外掛(plug-in)

         相似功能的外掛產品還有Print Creator,可以根據公司的使用需求以及預算來選擇。若您已經在使用kintone系統中,也想試用看此類的外掛,歡迎直接聯繫雲碼,會有雲端顧問仔細了解貴司的使用需求後,推薦最適合的外掛產品,並提供30天免費試用!

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